“Het vakgebied facility management is in de afgelopen tien jaar enorm veranderd”, zegt Bram Aarntzen, Solution Director bij Planon. “Ik kom nog uit de tijd waarin organisaties een meerjarenhuisvestingsplan voor vijf tot tien jaar maakten. Dat veranderde in de loop der tijd in een werkplekstrategie met een scope van drie tot vijf jaar. Daarbij lag de focus aanvankelijk op efficiency en effectiviteit. Dat is daarna verschoven naar tevredenheid en werkplekbeleving. Maar de trends die we nu om ons heen zien, hebben een dusdanig disruptieve werking op de werkplekstrategie, dat veel organisaties al moeite hebben om die voor één jaar te definiëren”, zo voorspelt hij.

‘Je kunt je werkplekconcept zo steeds verder verfijnen’

Wereldwijd marktleider

De turbulente macro-trends die deze beweging stimuleren zijn volgens Aarntzen onder meer de energiecrisis, klimaatverandering en het risico van nieuwe pandemieën. Vertaald naar de werkplek zelf zijn digitalisering, duurzaamheid en gezondheid de belangrijkste trends. “We leven in een volatiele, onzekere, complexe en ambigue wereld.”

Zijn werkgever Planon is sinds 2017 wereldwijd marktleider in Integrated Workplace Management Systems (IWMS). Het van oorsprong Nijmeegse softwarebedrijf heeft als missie om gebouwen, mensen en processen te verbinden. Binnen één gedeeld informatieplatform sluiten oplossingen op elkaar aan en worden data-silo’s geëlimineerd. Op die manier wil Planon in 2025 eveneens wereldwijd marktleider zijn in smart building-software.

Drie lagen met elkaar verbonden

“Ons IoT-enabled IWMS-platform en ons alsmaar groeiende ecosysteem van partners stellen gebruikers in staat om slim en duurzaam gebouwbeheer te realiseren.” Het concept is, zoals Gartner het beschrijft, gebaseerd op drie lagen:

1. The enterprise
   Een platform waarin ‘use cases’ zijn geconfigureerd, zoals inventarisbeheer, gebouwonderhoud en werkplekreserveringen.
2. Internet of Things-platform
   In deze laag wordt data opgeslagen, verrijkt en verwerkt tot informatie en analyses.
3. The edge
   De rand eromheen, waarin data worden verzameld uit gebouwgebonden technologie, zoals gebouw-, energie- en toegangsbeheersystemen en IoT-sensoren voor vergaderzalen en werkplekken. 

“De urgentie om energie te besparen neemt toe, terwijl tegelijkertijd steeds hogere eisen worden gesteld aan de kantoorbeleving”, stelt Aarntzen. “Door data slim te gebruiken kun je een optimale balans vinden tussen comfort versus de CO2-voetafdruk én de energierekening. Bijvoorbeeld door de verwarming of juist koeling af te stemmen op het daadwerkelijke gebruik van de ruimtes.”

‘Als facility manager kun je niet alles meer overzien’

Inzicht en oplossing

Er zijn talloze ‘use cases’ te vinden waarbij problemen met behulp van technologie inzichtelijk worden en kunnen worden opgelost. Hij somt er enkele op. “Neem bijvoorbeeld de liften. Die staan al in het systeem voor reactief en planmatig preventief onderhoud. Maar dat wordt nu gekoppeld aan het daadwerkelijke aantal liftbewegingen. Het systeem gaat nu op basis van ingestelde parameters automatisch aangeven wanneer de lift aan onderhoud toe is om een storing te voorkomen.”

Hij vervolgt met het meten van het gebruik van ruimtes. “Bij intensief gebruik van een ruimte is er meer schoonmaak nodig. Je onderhoudsintensiteit kun je eveneens afstemmen op de gebruiksintensiteit.”

Capaciteitsmix

Zaken als liften, koffie en schoonmaak typeert hij als traditionele facilitaire functies. Meer actuele trends zijn het nauwkeurig en geautomatiseerd regelen van het energieverbruik en de kwaliteit van het binnenklimaat. Sensoren meten de hoeveelheid mensen in het gebouw en op welke verdieping en in welke ruimte zij zich bevinden. Daar kan zowel de verwarming als de verversing van de lucht op worden aangepast. Dat laatste kan via het ventilatiesysteem maar ook door ramen open te zetten. “Sensoren detecteren vervolgens weer welke ramen langer dan gewenst openstaan en waar er dus sprake is van een energielek. Dat kan een signaal zijn om die ramen actief te gaan sluiten.”

Aan de hand van gebruiksdata kan de facility manager zien of bepaalde ruimtes wel of niet optimaal worden gebruikt, stelt Aarntzen. “Als een grote vergaderzaal telkens maar voor 20% tot 30% wordt benut, is het misschien verstandig die aan te passen naar enkele kleinere ruimtes. Of als de helft van je mensen telkens thuis werkt, moeten er in bepaalde ruimtes misschien grotere schermen komen om videovergaderingen goed te faciliteren. Je kunt je werkplekconcept zo steeds verder verfijnen.”

Autonome gebouwen

De volgende stap is die van slimme naar autonome gebouwen. Aarntzen: “Een gebouw met 500 werkplekken is misschien nog wel te managen, maar als de schaal toeneemt, wordt dat een stuk lastiger. Wat denk je als je wereldwijd tientallen gebouwen in beheer hebt? Als facility manager kun je niet alles meer overzien. Als het volume van data en het detailniveau in dashboards toeneemt, raak je op enig moment het overzicht kwijt.”

Bovendien kan een systeem dat is voorzien van artificial intelligence trends en patronen beter herkennen en interpreteren dan mensen dat kunnen, stelt hij. “Wij kunnen een handjevol variabelen nog wel combineren, maar AI kan dat oneindig. Je haalt bovendien de menselijke fout eruit, als het gebouw autonoom wordt. Je kunt nog nauwkeuriger werken en het beheer verder optimaliseren.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Planon.