Werken op kantoor was tot voor kort het uitgangspunt. Dat beeld is op de schop gegaan. “Er was wel een pandemie voor nodig om bedrijven te laten inzien dat werknemers prima thuis kunnen werken”, zegt Jacco Evink, accountmanager van TableAir Benelux. “En nog steeds willen medewerkers zelf bepalen waar, wanneer en hoe ze werken”, constateert hij.

De flexfactor, de tijd die een werknemer thuis of elders werkt in plaats van op kantoor, is van 0,8 vóór de pandemie naar 0,5 nu gegaan. “Tegelijkertijd ervaren veel bedrijven het nog steeds als een grote uitdaging om hybride werken écht goed te laten functioneren.”

Mix van ruimtes

Evink ziet een vijftal trends binnen het thema hybride werken. De eerste is een heroriëntatie op de hoeveelheid kantoorruimte, omdat steeds meer werknemers niet meer elke dag naar kantoor komen. “Door alle onzekerheid hebben veel werkgevers beslissingen over renovatie of nieuwbouw uitgesteld. Afstoten van vierkante meters komt nog weinig voor. Veel bedrijven hebben daarentegen wel gebruik gemaakt van de lege werkvloeren om het kantoor opnieuw in te richten.”

Vaak heeft dat geleid tot minder vaste werkplekken en meer een mix van verschillende ruimtes. Bijvoorbeeld om rustig met collega’s bij te praten, voor co-creatie en stiltewerkplekken. “De kantoorfuncties zijn sterk afhankelijk van het type organisatie en de manier waarop mensen daar met elkaar samenwerken”, vervolgt hij. “Het is meer een organisatorisch vraagstuk geworden dan alleen een huisvestingsvraagstuk.”

‘Het kantoor heeft een sociaal karakter gekregen’

Kantoor als ontmoetingspark

Het kantoor krijgt een nieuwe functie: het wordt een plek voor ontmoeting. Evink vindt de gemeente Amstelveen een goed voorbeeld van een werkgever die de overgang naar hybride werken op tijd heeft gesignaleerd en het kantoor daaraan heeft aangepast. “Daar zijn maar liefst acht verschillende thematische omgevingen gecreëerd, variërend van een Japans theehuis en een baristabar tot een groot ontmoetingspark. Het kantoor heeft een sociaal karakter gekregen. Medewerkers komen naar kantoor om te werken, maar ook en vooral om elkaar te ontmoeten, te overleggen, te vergaderen, presentaties bij te wonen en ontspanning. Het kantoor is écht een verbindende factor. Medewerkers voelen zich veel meer dan voorheen betrokken bij de organisatie.”

Ruimtes reserveren met een app

Een derde trend is dat door het hybride werken niet altijd meer duidelijk is wie thuis werkt en wie op kantoor. Zo kan het gebeuren dat er geen flexwerkplek beschikbaar is als iemand op kantoor komt. “Je wilt als medewerker vooraf weten of de ruimtes die je tijdens een werkdag op kantoor wilt gebruiken wel beschikbaar zijn. Als je van 10 tot 12 met collega’s aan co-creatie wilt doen, moet er wel een daarvoor geschikte ruimte beschikbaar zijn. Hetzelfde geldt voor het reserveren van hybride-proof vergaderruimtes en focus-units.”

TableAir Benelux, een online SaaS-systeem voor de reservering van werkplekken en vergaderruimtes, biedt daarvoor de helpende hand. “Een reserveringssysteem geeft medewerkers de mogelijkheid iedere dag te bepalen of ze (deels) vanuit huis of op kantoor werken. Ze hoeven alleen maar de app te openen om de beschikbaarheid te zien van werkplekken en vergaderruimtes en welke collega’s op kantoor zijn.”

‘Des te meer inzicht, des te bewuster de keuzes’

IT als onnodige remmende factor

Volgens een recent onderzoek van Microsoft (Work Trend Index) is binnen veel bedrijven de IT-afdeling de remmende factor voor hybride werken. Vaak ingegeven door vrees voor langdurige integratieprojecten, waar geen tijd en mankracht voor beschikbaar zijn. Onnodig, vindt Evink, want een werkplek-reserveringssysteem – zoals dat van TableAir – kan binnen vijf dagen live staan.

Met een simpele QR-module is het systeem uit te breiden met een incheckmodule, waardoor de bezetting altijd realtime zichtbaar is. Dat geeft facility management meer inzicht in het gebruik van ruimtes. En dat heeft weer invloed op bijvoorbeeld de schoonmaak en inrichting ervan.

Parkeren

“Wat je steeds vaker ziet, is dat er niet alleen minder werkplekken beschikbaar zijn, maar dat ook het aantal parkeerplekken een stuk minder is geworden”, zo benoemt Evink de vijfde en laatste trend. “Dit gebrek aan parkeerplekken levert zowel bij medewerkers als klanten de nodige frustraties op.”

Een extra module voor het reserveren van parkeerplaatsen kan dit probleem verhelpen. Om te illustreren dat dit werkt, wijst hij op een praktijkvoorbeeld van de woningcorporatie Het Gooi en Omstreken in Hilversum. “Daar hebben ze in verband met een verbouwing minder werkplekken en parkeerplaatsen beschikbaar. Via de app kunnen de medewerkers die naar kantoor komen vooraf ook een parkeerplaats reserveren. Dat wordt heel erg gewaardeerd.”

Bewuste keuzes

De behoefte aan hybride werken en gebruiksvriendelijke applicaties die dat eenvoudig mogelijk maken: het zijn twee bewegingen die elkaar versterken, ziet Evink. “Des te meer inzicht mensen hebben in de beschikbaarheid van ruimtes en de aanwezigheid van collega’s, des te bewuster maken ze de keuze om wel of niet op kantoor te gaan werken.” 

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TableAir Benelux.