“Het moet allemaal beter, gezonder, duurzamer, productiever en leuker”, concludeert ISS Nederland aan de vooravond van 2021. Dat gaat veel eisen van Facility Management, stelt Seth Halkes, directeur Sales, Excellence en Corporate Affairs van ISS Nederland. “Want die transitie begint bij een fundamentele heroriëntatie op het gebruik en de inrichting van de kantoorruimte. De nadruk komt bij de kantoorinrichting veel meer te liggen op interactie.”

Maximale flexibiliteit

Halkes voorziet steeds meer mogelijkheden tot telewerken, werken op onregelmatige tijden of werken vanuit een co-workingruimte. “Die flexibiliteit is nodig om de productiviteit en de medewerkerstevredenheid op peil te houden”, meent hij. Het kantoor wordt een social meetingpoint, waar mensen een paar keer per week komen. “De ervaringen in die werkomgeving versterken het gevoel voor en de betrokkenheid bij de organisatie. Maar ook thuis moet je ervaren voor welk bedrijf je werkt. Je werkomgeving is je merkomgeving.”

Het aantal concentratiewerkplekken vermindert en er komen meer ruimtes voor interactieve bijeenkomsten. “Als de ene helft van het team op kantoor is en de andere helft thuis, zul je samenwerken en vergaderen meer en beter moeten faciliteren.”

Meer tech en data

Technologie helpt daarbij. Die zorgt voor meer efficiënte, veilige en leukere werkplekken. “Ook om het aantal aanraakpunten te voorkomen. Door gebruik te maken van stem- en gezichtsherkenning of sensoren voor het instellen van je stoel en je bureau. Het vermindert de kans op virusverspreiding.”

Het is de kunst hierin een balans te vinden. Halkes ziet de aandacht stijgen voor de mentale gezondheid van mensen. “Werknemers worden aangemoedigd om aan hun vitaliteit te werken Bovendien is een mensgerichte aanpak essentieel om een uitstekende servicebeleving te creëren. Zoals we bij ISS zeggen: ‘People make places and places make people’.”

‘Je werkomgeving is je merkomgeving.’

Duurzaamheid is de norm 

Een niet te negeren trend is die van duurzaamheid. “Circulariteit vormt steeds meer het uitgangspunt van workplace management. Als Facility Management moet je heel bewust omgaan met je gebouwen, je meubilair, je catering, enzovoort. Het moet zo groen mogelijk: met een zo laag mogelijk energieverbruik en maximaal hergebruik van materiaal.”

De maatschappelijke rol van de organisatie is daar nauw mee verbonden, meent Halkes. “Hoe ga je als organisatie om met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Hoe ga je om met diversiteit en hoe verbind je je aan goede doelen? Het bepaalt de trots van mensen op de organisatie, hun binding met het merk.”

‘Het vinkje ‘Schoonmaak is geweest’ is niet meer voldoende’

Stay Healthy Host 

Maar voorlopig bevinden we ons nog midden in de coronacrisis. Dat vraagt voor de korte termijn om veilige, schone en gezonde werkplekken, zowel op kantoor als in de thuiswerkomgeving. Binnen de kantooromgeving gaat het om meer dan alleen een paar kuchschermen. Zo heeft ISS bijvoorbeeld de rol van ‘Stay Healthy Host’ geïntroduceerd. Halkes: “De vroegere hostess, die doorontwikkelt en andere accenten krijgt. Gebruikers van een kantoor houden er verschillende normen op na met betrekking tot hygiëne. De ‘Stay Healthy Host’ ziet onder meer toe op social distancing, regelt de verkeerstromen in het pand en geeft op een prettige manier uitleg over de maatregelen.”

Voor de hygiëne van een gebouw wordt ook technologie ingezet. Die meet het gebruik van ruimtes. “Vroeger werd er vooral gedacht in grote vloeroppervlaktes”, weet Halkes. “Nu leveren slimme systemen data voor het afstellen van schoonmaakactiviteiten. Daarbij verschuift de aandacht naar contactpunten. Het vinkje ‘Schoonmaak is geweest’ is niet meer voldoende.”

Mensen zelf worden zich meer bewust van contactpunten, constateert hij. “Mensen zijn alerter op het desinfecteren van een toetsenbord. Ze beseffen hoe vies een whiteboardstift eigenlijk is. Die moet je na gebruik dus inleveren bij de receptie en laten schoonmaken.”

Thuiswerkers 

Voor thuiswerkers is er het concept ISS HomeSpace. Het voorziet in zogeheten ready-to-order-pakketten. “Dat houdt in dat we hardware leveren voor de thuiswerkplek”, licht Halkes toe. Het gaat bijvoorbeeld om NEN-gecertificeerde stoelen, elektrische zit-sta-bureaus, tweede monitors en ergonomische muizen. “Maar je moet breder kijken. Dus ook aandacht besteden aan datasecurity, hygiëne en productiviteit. Waar je werkt moet niet uitmaken: de productiviteit moet minimaal gelijk blijven.”

Aandacht voor fun en de relatie met medewerkers kan het verschil maken, vindt Halkes. “Bijvoorbeeld door thuiswerkers op gezette tijden een lunch aan te bieden. Of door een vergaderbox aan te bieden, waarmee ze zich enerzijds op de vergadering kunnen voorbereiden en anderzijds koffie en een lekkernij krijgen. Bij een feestelijke gelegenheid kun je een hapje en drankje thuis laten bezorgen. Het zijn middelen om de merkbeleving te vergroten en de binding met dat merk dus te versterken.”