De data die sensoren aanleveren geven antwoorden op vele vragen. Waar is een vergaderzaal beschikbaar? Is het nu te druk in het restaurant? Op welke verdieping is het heel rustig? “Op een groot touchscreen in de ontvangsthal of via een mobile app is dat allemaal inzichtelijk te maken”, zegt Carina van den Heuvel namens Spacewell. “Daar kan de gebruiker zijn keuzes op baseren, maar natuurlijk ook de facility manager. Het gebouw wordt volkomen transparant.”

Meer aandacht voor luchtkwaliteit

Onder invloed van COVID-19 is de situatie in kantoorgebouwen totaal veranderd. Gezondheid staat ineens voorop. “Die trend blijft. Een vaccin gaat dat niet veranderen”, stelt Van den Heuvel. “Vooral de luchtkwaliteit krijgt meer aandacht en dan met name de concentratie CO2 daarin. Via een dashboard kun je daar als beheerder realtime in sturen, door meer ventilatie toe te passen of het aantal mensen in een bepaalde ruimte te verminderen.”

Met gebouwbeheersoftware wil Spacewell het welbevinden van mensen in hun werkomgeving verbeteren. “We besteden bijna een derde van onze tijd op het werk. Een gezonde, aangename werkplek is dus belangrijk. Het dynamisch aansturen van het binnenklimaat ondersteunt dat, bijvoorbeeld als het ergens te koud of te warm wordt. Mensen zijn bewezen productiever bij een temperatuur van 22°.”

‘Facility managers kunnen echt sturen op objectieve data in plaats van subjectieve percepties.’

Laaghangend fruit

Data gaan de schoonmaakwerkzaamheden beïnvloeden. “Omdat de bezetting van kantoren verandert, gaat schoonmaak veel meer on demand plaatsvinden dan via vaste roosters.” Van den Heuvel noemt dat “laaghangend fruit”. Immers, als een ruimte niet wordt gebruikt, is schoonmaak niet nodig. “Motion-sensoren registreren het gebruik van ruimtes. Schoonmakers krijgen die data op een mobiele dashboard visueel en duidelijk aangereikt, wat ze helpt hun werk efficiënter te doen.”

Een paar stappen verder is de ecologische dimensie: gebouwen zijn in de gebruiksfase immers verantwoordelijk voor 28% van de globale uitstoot van broeikasgassen. “Het monitoren van ruimtegebruik kan tot de conclusie leiden dat op bepaalde dagen een verdieping beter gesloten kan blijven. Wellicht moeten delen permanent worden afgestoten. Daarmee kan een organisatie niet alleen op energie, verwarming en schoonmaak besparen maar tegelijkertijd haar ecologische voetafdruk verkleinen.”

Andersoortige werkruimtes 

Organisaties zullen de kantooromgeving in elk geval anders gaan gebruiken dan voorheen. Van den Heuvel: “We zijn door het coronavirus met z’n allen aan een gigantisch thuiswerkexperiment begonnen. De meeste werknemers en organisaties willen na de pandemie een combinatie van thuiswerk en kantoorwerk. Op kantoor komen andersoortige werkruimtes. Het belang van creativiteit en samenwerking neemt toe. Mensen hebben niet langer een vaste werkplek. Vastgoed moet die trends volgen. In plaats van gewoon vierkante meters te verhuren, moeten vastgoedaanbieders bedrijven helpen om een productieve omgeving te creëren.”

Voor een facility manager resteert meer onvoorspelbaarheid. “Hoeveel m² hebben we echt nodig? Welke soorten ruimtes hebben we te veel, welke te weinig?” Tegenover die onvoorspelbaarheid staan meer data. In een slim gebouw wordt de werkomgeving continu gevolgd en verbeterd. “Facility managers weten objectief wat door de dag heen de bezettingsgraden zijn, hoe ruimtes worden gebruikt, waar de bottlenecks zijn. Ze kunnen echt sturen op data in plaats van op subjectieve percepties en sporadische feedback.”

‘Schoonmaak gaat veel meer on demand plaatsvinden dan via vaste roosters.’

Werkplekassistentie 

Met waarborgen voor diens privacy, helpen de data ook de gebruiker. Zo kan een werknemer – op de eigen smartphone of via een touchscreen – zien waar een vergaderzaal vrij is en die meteen boeken. “Als je een werkplek op naam reserveert, weten je collega’s waar je je bevindt. Dat kan voor een projectteam handig zijn. Maar sensoren kunnen ook een gereserveerde ruimte vrijgeven als die voor een hele dag is gereserveerd maar al enige tijd onbenut is.”

“Een ziekenhuis wil de bezetting van wachtruimtes monitoren”, zo geeft Van den Heuvel een concreet praktijkvoorbeeld. “Als meerdere patiënten bezoek meenemen waar niet op was gerekend, kan een wachtruimte te vol worden. Als de receptie dat ziet gebeuren, kan die daar in gaan sturen.” Ze vervolgt met een ander voorbeeld. “Scholen willen data hebben over het gebruik van het schoolgebouw om beter te kunnen roosteren.”

Gebouwbeheersoftware is nog krachtiger in combinatie met FMIS. “FM-teams kunnen taken activeren op basis van sensorinformatie, feedback van gebruikers, helpdesk-tickets, onderhoudsplannen en meer. Dashboards helpen om de kosten en het gebruik van gebouwen en werkplekken te optimaliseren.”

‘Met een digitale twin kun je het gebruik van een gebouw gaan voorspellen.’

Digitale tweeling 

 Het summum is om bij te sturen nog voordat een gebouw in gebruik is genomen. Dat kan met een digitale versie van een gebouw. “Er gaat nu nog veel informatie verloren in de levenscyclus van een gebouw. Partijen in het proces van ontwerp, bouw en gebruik werken dikwijls los van elkaar en delen gegevens niet systematisch. Met een digitale twin van een gebouw kun je in de bouwfase al simulaties uitvoeren.”

Bij Spacewell noemen ze dat Building Lifecycle Intelligence. Dit levenscyclusbeheer omvat als-dan-scenario’s, modellen die voorspellen wat er op termijn nodig is voor dosering van bezoekers, voor schoonmaak en onderhoud, enzovoort. “Je krijg er een beter inzicht van in de prestaties van een gebouw over de tijd”, besluit Van den Heuvel. “Die modellen worden steeds intelligenter, gaan verder vooruitdenken. Die trend zet door, van autonome gebouwen die de beste werkomgeving creëren voor gebruikers: gezond, efficiënt en duurzaam.”