Hoe belangrijk een app is in een flexomgeving zoals het stadskantoor van gemeente Alkmaar? “Je beperkt de zoektijd als het gaat om het vinden van collega’s of vrije ruimtes, het komt de efficiency ten goede.” Dat zegt adviseur Facilitair Remko Huitema in een interview met Facto over het stadskantoor van gemeente Alkmaar waarvan in 2018 drie verdiepingen grondig werden verbouwd.

In het verbouwde kantoor is de nodige moderne ‘smart building’-techniek geïnstalleerd, wat het verblijf van collega’s in het pand aangenamer en efficiënter maakt, licht Huitema toe.

Lockers elektronisch bedienen via app

Op de derde verdieping bevinden zich bijvoorbeeld 160 lockers, die door iedereen flexibel te gebruiken zijn. Medewerkers kunnen aan het eind van de dag hun spullen daar opbergen. De lockers zijn elektronisch te bedienen via een app op de smartphone. “Zo’n aantal van 160 lockers is meer dan voldoende”, zegt Huitema. “We hadden ook met 100 kunnen volstaan blijkt nu, je ziet dat behoorlijk wat mensen hun spullen iedere dag mee naar huis nemen.”

Klimaatplafonds

Tijdens de verbouwing zijn, om meer ruimtelijk effect te creëren, de verlaagde plafonds verwijderd. Wie nu omhoog kijkt ziet open plafonds, waar de leidingen zichtbaar zijn. Boven de werkplekken langs de gevel zijn klimaatplafonds aangebracht met daarin de installaties voor koeling, ventilatie, basisverlichting en de sensoren.

300 sensoren

In totaal bevinden zich zo’n 300 sensoren (bGrid) in het pand, ze meten onder meer het verlichtingsniveau, geluid, CO2, beweging, vochtigheid en omgevingstemperatuur. De sensoren sturen verschillende technische installaties aan zoals de klimaat- en verlichtingsinstallatie.

De gemeten waardes zijn ook te volgen in het gebouwbeheersysteem. Huitema: “Zo weten we van iedere ruimte bijvoorbeeld de temperatuur. Dit maakt het nalopen van bijvoorbeeld koudeklachten en het oplossen ervan een stuk eenvoudiger.”

Waar zit je collega?

De sensoren maken het ook mogelijk om collega’s te vinden. Dit gaat via Mapiq: wie zich bij installatie van de app eenmalig aanmeldt en toestemming geeft kan via een zoekfunctie door collega’s gevonden worden. De app maakt het ook mogelijk om vergaderzalen te reserveren en real time te zien of, wanneer en waar bepaalde vergaderruimtes beschikbaar zijn, het liefst natuurlijk de ruimtes die zich het dichtst in de buurt bevinden van de plek waar jij je op dat moment bevindt.

Via de app is het nog niet mogelijk om een vrije werkplek te vinden, iets dat met name op de dinsdagen en donderdagen prettig zou zijn, vervolgt Huitema. “We hebben daar wel over gesproken, maar dan moet je sensoren onder de bureaus plaatsen zodat je op werkplekniveau kunt zien of een plek vrij of bezet is. We starten nu met een pilot met vier werkplekken, om te kijken of en hoe dat werkt. Afhankelijk van de resultaten gaan we daar dan mee verder of niet.”

Hoe belangrijk zo’n app is in een flexomgeving zoals die van de gemeente Alkmaar? Huitema is duidelijk: “Je beperkt de zoektijd als het gaat om het vinden van collega’s of vrije ruimtes, het komt de efficiency ten goede.”

Vervolgstappen

Huitema is tevreden met het behaalde resultaat, mede vanwege de innovatieve techniek die in het pand wordt toegepast. Hij heeft nog wat voorbeelden die bijdragen aan gemak voor de mensen in het gebouw.

• Lockers: de lockers worden bediend via de smartphone.
• Bezoekers: aangemelde bezoekers ontvangen per mail een QR-code waarmee ze via hun smartphone toegang tot het netwerkcafé krijgen.
• Toegang gebouw: bepaalde delen van het gebouw zijn voor medewerkers toegankelijk met de smartphone.
• BHV: BHV’ers worden opgepiept via hun telefoon en hoeven geen portofoon meer bij zich te dragen.
• Koffie: persoonlijke koffievoorkeuren zijn via een app naar de koffiemachine te sturen.

Huitema, tot slot: “Vervolgstappen waar we aan denken zijn afrekenen van broodjes uitsluitend via de smartphone, printen, kopiëren en scannen met de smartphone en toegangsbeveiliging van het gehele pand middels smartphonebediening. Er zijn genoeg nieuwe stappen mogelijk.”

Lees het complete artikel over het stadskantoor Alkmaar op op facto.nl