De visie van Sjoerd Memelink en Thysia Kleijwegt, Consultants bij Twynstra Gudde.

‘Het draait met name om de mensen’

De toekomst van de werkplek gaat niet meer over de plek maar om het werk. Het draait met name om de mensen. In 2030 zijn we een nieuwe recessie net weer te boven. Gebleken is dat de organisaties en bedrijven die geïnvesteerd hebben in een naadloze aansluiting van de behoeften van medewerkers op de werkomgeving, er relatief goed doorheen zijn gekomen. De werkomgeving bleek een cruciaal onderdeel in het functioneren en innoveren van mensen in deze organisaties.

Onder leiding van een ‘chief work officer’ (CWO) werken FM, IT, HR en CRE als één integraal onderdeel samen, die volledig ten dienste staat van de optimale prestatie van medewerkers. Hoe halen we het beste uit onze mensen en ons ‘human capital’?, is daarbij de focus.

De werkomgeving in 2030 is, door Artifical Intelligence (AI) en machine learning, intuïtief en proactief en past zich feilloos aan de behoeften en het gedrag van medewerkers aan. Voordat de medewerker zelf doorheeft dat zijn behoefte verandert, is de werkomgeving hierop aangepast. Werkomgevingen worden door robots continu onopgemerkt aangepast. Ga je ‘s avonds naar huis, dan is de volgende ochtend de werkomgeving net iets anders, zodat deze nog beter aansluit bij de medewerker, waardoor hij of zij nog beter presteert.

Behavioral suggestion based technology zorgt ervoor dat medewerkers de werkplek vinden die specifiek bij de activiteit en de voorkeuren past. Zet je in je agenda dat je geconcentreerd gaat werken? Dan wordt een suggestie gedaan voor een werkplek die daarbij past en die vrij is ofwel alvast voor je gereserveerd is. De ‘werkplek assistent’ heeft daarbij al rekening gehouden met jouw voorkeuren en weet dat jij de vorige keer op deze werkplek erg productief en tevreden was. Tegelijkertijd is hierin de mobiliteit meegenomen en zit jij die dag op een locatie waar je zo min mogelijk reistijd voor hebt hoeven afleggen.

Ga je brainstormen met collega’s? Dan krijg je een suggestie voor een creatieve ruimte – op een plek die voor iedereen goed bereikbaar is en in een ruimte waar je nog nooit bent geweest. Zelfrijdend intelligent vervoer brengt je die dag naar één of meerdere plekken die het beste bij jouw werkbehoefte en werkpatroon passen. Er is niet langer sprake van één of meerdere vaste kantoorlocaties waar al het werk van één organisatie wordt uitgevoerd. Omdat we meer en meer samenwerken in netwerken en flexibele samenstellingen, stellen organisaties hun gebouwen open en bieden (tijdelijk) werkplekken aan andere bedrijven, organisaties of personen. Zodoende is er per organisatie minder ‘fixed space’ en meer ‘on demand space’.

Data

Gebouwtechnologie verzamelt gebruikersdata, analyseert deze data en doet op basis hiervan suggesties. De persoonlijke voorkeuren van de medewerker worden geregistreerd en vertaald naar zijn of haar (ruimte)behoefte. Feedback van de gebruikers wordt continu verzameld. Met AI is het systeem almaar slimmer en beter geworden. Het is een uitermate waardevolle bron van data over gedrag en gebruik van de werkomgeving. De medewerker heeft persoonlijk toegang tot deze data en haalt hier inzichten uit over hoe hij of zij zich het beste kan ontwikkelen.

As a service

Het gebouw, de installaties, het interieur, meubilair en de facilitaire diensten en services worden niet meer gekocht maar integraal als service afgenomen. Bij ‘huisvesting as a service’ zijn vierkante meters verleden tijd. Er worden full-service werkplekken als abonnement afgenomen. Huurcontracten zijn voor onbepaalde tijd zolang de gebruiker optimaal wordt gefaciliteerd in zijn of haar werken. De combinatie van de beschikbare data en het serviceconcept maakt het mogelijk om de werkplek onopgemerkt continu aan te passen aan de behoefte die wordt geregistreerd.

Contracten van een bepaalde termijn met terugkerende inkoopprocedures worden vervangen door contracten die lopen zolang de afgesproken prestaties boven een afgesproken niveau blijven of jaar op jaar verbetering laten zien (denk aan engagement, gezondheid, efficiency, prestatie en retentie van medewerkers of klanten). Er zijn partijen die dit uit handen nemen en organisaties volledig ontzorgen. De traditionele Facility Manager is daarmee niet langer onderdeel van de organisatie en verplaatst zich naar de servicekant. Zijn of haar focus is daarnaast niet meer de hard en/of soft services maar een integrale blik op het welbevinden en presteren van de medewerkers.

Een gebouw weet straks net zoveel van jou als je smartphone of fitbit. Je hebt zelf toegang tot deze data en informatie, waarbij het je helpt beter te presteren, samenwerken, ontwikkelen en leren in je werk. Beginnen met het verzamelen, begrijpen en leren van deze data is nu al van groot belang. Ook de medewerkers inzicht bieden in de mogelijkheden en de toepassing ervan kan nu al beginnen.

Waar je vroeger een eigen werkplek had, nu je werkplek deelt met collega’s, deel je straks de werkomgeving met een bredere doelgroep. Wat delen we straks nog meer? Arbeid door middel van multiployment, bedrijfsmiddelen, auto’s, …? Iets om nu al over na te denken!