Bijna twee jaar geleden betrok techbedrijf TOPdesk een nieuw hoofdkantoor in Delft. Het voormalige kantoor van de UWV en gemeente Delft werd verbouwd, gestript, opnieuw ingedeeld en vervolgens ingericht. Een intensieve klus waar facility manager Rosanna Meeder (bachelor Facility management 2017) nauw betrokken bij was.
Het pand waar TOPdesk al jaren was gehuisvest voldeed om meerdere redenen niet meer aan de eisen en wensen van de organisatie. Na een uitgebreide zoektocht viel het besluit om voor tien jaar vier verdiepingen in ‘De Rode Haan’ te huren, een pand dat als voormalig kantoor van het UWV en de Gemeente Delft diende. Samen met haar collega Jasmijn Moerman werd Meeder gevraagd om de verbouwing, inrichting en verhuizing in goede banen te leiden. Een intensieve en bijzonder leerzame tijd volgde voor Meeder, die voor het eerst in haar carrière aan een dergelijk grootschalig project deelnam.
Pinterest als oplossing
Er komen in zo’n periode tal van interessante uitdagingen op je pad, zegt ze. Ze geeft als voorbeeld de briefing naar de interieurarchitect. Omdat het eerste ontwerp niet aan de verwachtingen voldeed moest een andere manier gevonden worden om aan de architect over te brengen wie TOPdesk als organisatie wil zijn en wat voor gevoel daarbij hoort. De oplossing werd onder meer gevonden in Pinterest: tal van afbeeldingen werden verzameld die veel meer richting gaven aan de gewenste inrichting en beoogde sfeer.
Na een nieuwe briefing presenteerde de architect haar tweede ontwerp. Op dat moment viel alles op zijn plaats, vertelt Meeder. ‘Dat nieuwe ontwerp was spot on. We waren zo ontzettend blij, alles klopte. We zagen op de tekeningen een warm thuis, met leuke meubels maar niet te schreeuwerig. Ik zelf zou het omschrijven als: professioneel genoeg om klanten te ontvangen, maar voor medewerkers thuis genoeg zodat ze bij wijze van spreken ook op hun sokken kunnen lopen.’
Geef ons vertrouwen
Wat de meest gehoorde opmerking was de eerste dagen na de verhuizing? Meeder: ‘Wisten jullie dat…, en dan kwam er nog iets achteraan. Dat de kopjes daar en daar ontbraken. Dat het toilet op verdieping X nog niet helemaal in orde was. Hoe vaak we dat wel niet gehoord hebben die eerste weken. Maar het grappige was dat we eigenlijk op alles konden zeggen: ja, dat weten we, want we wisten dat er nog veel opleverpunten waren. We hebben toen besloten een grote Excel te maken en die op intranet te delen, zodat iedereen kon zien wat er al bekend was over de zaken die nog moesten gebeuren. We hebben intern ook duidelijk de boodschap gecommuniceerd: vertrouw ons en geef ons een paar weken de tijd om alles in orde te maken. En bij vragen konden we ook steeds zeggen: heb je al in de Excel-lijst gekeken?’.
Behoeften kunnen veranderen
Of er nog lessons learned zijn? Een daarvan heeft te maken met het voortdurend voeling blijven houden met de organisatie. Meederlegt uit wat ze bedoelt: ‘Aan het begin van het project inventariseer je de behoeften en daarmee ga je aan de slag. Maar die behoeften kunnen in de loop der tijd veranderen. Je moet dus tijdens het ontwerpproces steeds bij de organisatie blijven toetsen of bepaalde wensen en uitgangspunten nog kloppen. Het projectbureau waarmee we werkten moest af en toe wel even schakelen, maar dat ging goed. Daar waren we blij mee, want we wilden hoe dan ook steeds de interne klant erbij betrekken, daar doe je het immers voor.’
