Lees verder
Wat zijn de argumenten om een inkoper in vaste dienst te nemen of om hem op interimbasis in te huren? Tijdelijk een inkoper inzetten loont wanneer het de ambitie is om dat echt tijdelijk te doen. In de meeste andere gevallen is het meer lonend om een inkoper in dienst te nemen.
Veel organisaties zijn zich ervan bewust dat inkopers op verschillende vlakken een wezenlijke bijdrage kunnen leveren aan het bedrijf. Denk hierbij niet alleen aan het maken van leveringsafspraken en het overeenkomen van de prijs, maar ook aan kwaliteit, duurzaamheid of continuïteit. Er zijn in Nederland dan ook niet voor niets circa 22.000 professionals actief binnen het vakgebied inkoop.Toch wil niet iedere organisatie (voldoende) inkopers in vaste dienst nemen en wordt er nog vaak voor gekozen om te werken met interim-inkopers, consultants of bureaus die een deel van de inkoopactiviteiten overnemen. Voor veel van deze externe partijen is inkoop een ‘booming business’.
Inkoper niet in vaste dienst, waarom?
Het niet in vaste dienst nemen van inkopers kent verschillende oorzaken. Soms heeft het te maken met het aantal fte’s binnen een organisatie. Er is in dat geval bijvoorbeeld wel behoefte aan inkoopondersteuning, maar er kan geen ruimte voor worden gecreëerd. In andere gevallen is de ondercapaciteit van inkoop slechts tijdelijk doordat er een grootschalig project loopt of omdat een vaste inkoper een tijd niet aanwezig is. Het gebeurt daarnaast ook dat de inkoopbehoefte, of eigenlijk: inkopersbehoefte, in het geheel niet wordt onderkend.
Leestip: Circulaire inkoop bij PwC: 'Een compleet andere manier van werken'
De tijdelijke inkoper: voor- en nadelen
Het inhuren van een tijdelijke inkoper kent voor- en nadelen. Het klinkt een beetje als het brengen van goed en van slecht nieuws.
Nadelen
Eerst het slechte nieuws. Of hij (of zij) nu zelfstandig zonder personeel is of onderdeel uitmaakt van een inkoopbureau, de tijdelijke inkoper is altijd duurder dan een inkoper in vaste dienst. Voor een junior inkoper ligt het begintarief al snel rond de 75 euro per uur. Zodra deze wat meer ervaring opgedaan heeft, loopt dat tarief snel op.
De interimmer moet ingewerkt worden. Dat kost uren en ook dat kost geld. Hij moet de organisatie en het productenportfolio leren kennen. Of hij de kans krijgt om een toegespitst netwerk op te bouwen is maar de vraag. In veel gevallen blijft hij daar te kort voor. De opgebouwde knowhow verdwijnt dus weer als hij vertrekt naar een volgende opdracht.
Voordelen
Het goede nieuws is dat een interim-inkoper in de regel op korte termijn beschikbaar is zonder een uitgebreide wervingscampagne te hoeven voeren. Je betaalt ook alleen voor de daadwerkelijk gemaakte uren. Bijscholing, verlof of ziekte vallen daarbuiten. Hij kan daarnaast frisse ideeën binnenbrengen, een andere kijk op inkoop hebben, dit alles gebaseerd op zijn eerdere opdrachten en ervaring.
Uurtarief of no cure, no pay?
Sommige tijdelijke inkopers werken met een uurtarief, anderen werken met een fee, geënt op een zogenaamde no cure, no pay-constructie. In dat laatste geval vraagt de inkoper om een percentage van de besparing die hij weet te behalen op een bepaald inkooppakket.
Kanttekeningen bij no cure, no pay
Bij het samenwerken op basis van no cure, no pay moeten wel enige kanttekeningen worden geplaatst. Het kan aan de ene kant interessant zijn omdat besparingen gerealiseerd worden binnen een categorie waar anders geen aandacht aan zou worden besteed. Een lager rendement voor de organisatie is in dit geval beter dan geen rendement.
Maar de keerzijde van de medaille is dat het te behalen resultaat vaak moeilijk is vast te stellen, dat ligt immers in de toekomst. Dit gebeurt dan bijvoorbeeld door te extrapoleren, maar dat kan overenthousiast zijn en in het nadeel van de organisatie werken.
Daarnaast is het in de praktijk regelmatig een punt van discussie of de tijdelijke inkoper de besparing zelf gerealiseerd heeft, of dat hij daarbij geholpen is door de vaste inkopers. Welk aandeel is dan voor wie?
Tot slot is de trigger voor de externe inkoper in dit geval wat schimmig. Zijn primaire belang is namelijk om zoveel mogelijk te besparen en niet zozeer om kwaliteit en continuïteit te garanderen. Wat na hem komt, is immers een probleem voor de organisatie.
Duur van de samenwerking
Wanneer de tijdelijke inkoper langer dan tijdelijk blijft zitten, kun je niet meer spreken van een interim-opdracht. In het geval van een zzp’er heb je het dan ook al snel over een verkapt dienstverband. In andere gevallen is het zonde van het geld. Een vaste inkoper brengt in dat geval minder kosten met zich mee, los nog van het feit dat je met een vaste kracht ook investeert in de opbouw van expertise binnen de eigen organisatie.
Een interimmer zit op zijn plek als…
De interimmer zit echt op zijn plek wanneer er een opdracht is met een kop en een staart. Als hij verstand heeft van het onderwerp kan hij feitelijk op dag één al voluit beginnen zonder dat hij zich uitgebreid hoeft in te werken. Ook heeft hij meerwaarde wanneer iemand (tijdelijk) vervangen moet worden wegens vertrek, ziekte, zwangerschap of een sabbatical.
Daarnaast kan het zinvol zijn een ervaren buitenstaander in te zetten – al dan niet tijdelijk – als er een frisse wind nodig is om een vastgelopen of niet-functionerende inkoopafdeling te reorganiseren.
Outsourcing aan een inkoopbureau
Sommige inkoopbureaus bieden aan om delen van de inkoopfunctie van een organisatie (tijdelijk) over te nemen. Vanzelfsprekend bieden deze bureaus zich niet aan bij de inkoopafdeling, maar rechtstreeks bij de directie. Op basis van aannames en zonder diepgaande inhoudelijke kennis worden in sommige gevallen op dat niveau besparingen voorgespiegeld. Er zijn bureaus die naast een vaste fee ook nog een deel van de besparingen willen incasseren.
Vragen die je jezelf bij outsourcing moet stellen
Het kan een keuze zijn van een organisatie om de inkoopfunctie (deels) te outsourcen. Daar moet dan wel een accurate berekening aan ten grondslag liggen: wat kost een eigen inkoopafdeling en wat levert die op? Hoe ligt dat wanneer er sprake is van outsourcing?
En daarnaast: hoe afhankelijk wordt de organisatie van het commercieel ingestelde bureau? Immers, omzetgegevens en prijzen belanden bij die dienstverlener. Hoe wordt de geheimhouding geborgd en kan dat überhaupt wel?
De ervaring leert dat er veel redenen zijn om vooral in eigen inkopers te investeren. Die zijn uiteindelijk ook meer betrokken bij de organisatie en hun collega’s.
Inkoopverbanden
Sommige organisaties laten hun inkopers samenwerken met elkaar. Dat geldt ook voor multinationals waarbij bepaalde goederen en diensten centraal worden ingekocht. Dit is ook een vorm van het (deels) uitbesteden van inkoop. In de gezondheidszorg gebeurt dat veel.
Voordelen
Inkopen in samenwerkingsverbanden biedt de nodige voordelen, zoals:
- Er wordt expertise opgebouwd bij een persoon of binnen een groep die blijvend als lead-buyer kunnen optreden voor het samenwerkingsverband.
- De hogere volumes werken prijsverlagend, zonder te tornen aan de andere eisen die gesteld worden.
- De inkoopafdelingen worden ontlast terwijl ze wel invloed blijven behouden.
Een onvermijdelijke voorwaarde om dit te laten slagen is echter wel dat er sprake is van een partnerschap, dus van transparantie en van vertrouwen.
Tijdelijk moet tijdelijk zijn
De conclusie? Tijdelijk een inkoper inzetten loont wanneer het de ambitie is om dat echt tijdelijk te doen. In de meeste andere gevallen is het meer lonend om een inkoper in dienst te nemen. Los van het feit dat hij minder kost, levert hij uiteindelijk ook meer op. De opgebouwde kennis en ervaring blijven immers binnen de organisatie en hij wordt, ook na verloop van tijd en in tegenstelling tot de interimmer, wél afgerekend op wat hij inkoopt.
