‘Kantoren gaan steeds meer op hotels lijken’
Door de overgang naar hybride en meer flexibel werken gaan kantoren steeds meer op hotels lijken. Facility managers doen er goed aan zich hier al op voor te bereiden. Dat zegt Sander Allegro, eigenaar van Allegro INN Ovations en chairman bij QL Hotels & Restaurants.
Lees verder
Door Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto
Het CV van Sander Allegro bevat een indrukwekkende lijst aan werkgevers, banen en nevenfuncties. Na zijn studies aan Hotelschool Den Haag (1990) en de Vrije Universiteit (1993) vervulde hij tal van functies in de wereld van gastvrijheid. Het grootste deel van zijn carrière was hij verbonden aan Hotelschool Den Haag, onder meer als senior-docent Strategisch Hospitality Management, director of Innovation en – later – director of Industry Relations. Sinds januari 2020 is hij Chairman van QL Hotels & Restaurants, een collectie van zo’n 125 onafhankelijke, kleinschalige en authentieke kwaliteitshotels, waar culinair genieten én overnachten centraal staan. Zijn kennis en ervaring op gebied van gastvrijheid gaat overigens beslist verder dan alleen de hotellerie. Vanuit zijn adviesbureau Allegro INN Ovations heeft hij de afgelopen 30 jaar tientallen organisaties in zowel de profit- als non-profitsector geadviseerd bij het gastvrijer inrichten van hun dienstverlening met als uitgangspunt het meer centraal stellen van de eindgebruiker.
Hotels die moesten sluiten: ongekend
Kort na zijn start bij QL Hotels twee jaar geleden viel hij meteen met zijn neus in de boter. Door corona en de lockdown moesten hotels in Nederland hun deuren sluiten. Een unieke situatie, blikt hij terug. “Dat was ongekend, want hotels zijn eigenlijk nooit dicht. Het was geen makkelijk periode, maar de meeste van onze hotels konden gelukkig uit de gevarenzone blijven, mede omdat ze veelal (deels) in eigendom van families zijn, zodat ze het al dan niet met steun van de bank konden uitzingen.”
Leestip: Gastvrijheid gaat over gedrag en houding, niet over protocollen en procedures
Hotelkamer als werkplek
In die periode zag hij ook dat een aantal hotels, met name in de grotere steden, de kans zagen om een andere markt aan te boren, namelijk die van de kantoorwerker. “Misschien was het voor hen een noodgreep, maar het verhuren van een hotelkamer als werkplek was eigenlijk een heel logische stap. Als je moet thuiswerken, en dat gaat om wat voor reden dan ook niet makkelijk, was de aanwezigheid van een werkplek elders, waar je je kon afzonderen en kon werken, buitengewoon aantrekkelijk.”
Hij heeft de cijfers niet gezien, maar betwijfelt of dit nieuwe model een enorme vlucht heeft genomen en hotels uit de rode cijfers heeft gehaald. Maar waar hij wel zeker van is, is dat corona het denkraam van hoteliers heeft vergroot als het gaat om mogelijkheden om extra omzet te genereren. “Zeker in het zakelijke segment, waar gasten pas aan het eind van de dag inchecken en ’s ochtends vroeg alweer vertrokken zijn, zou je met zo’n hotelkamer meer kunnen doen. Misschien zet dat wel door. Maar een hotelier moet niet de fout maken door te denken: ik zet mijn hotelkamer open en dat is dan een werkplek. Je moet dan wel een betere stoel en een goed bureau neerzetten en ook zorgen voor goede werkverlichting,. En je moet echt iets doen om die dominante aanwezigheid van een tweepersoonsbed in een hotelkamer op te heffen.”
Standaard van negen tot vijf naar kantoor? Dat gaat niet meer gebeuren
Niet alleen hoteliers zijn door corona anders gaan denken over wat voor hen altijd normaal was, dat geldt zeker ook voor werkgevers en werknemers als het gaat om waar en op welke manier iemand zijn werk zou moeten doen. “We hebben de afgelopen periode een heleboel paradigma’s doorbroken. Een hotelkamer is er om te slapen, een kantoor is er om te werken. Dat is niet meer zo. We hebben gezien dat het anders kan. Dat iedereen zo snel aan de nieuwe situatie zich heeft aangepast is ongelofelijk.” De tijd van voor corona, met standaard vier of vijf dagen per week naar kantoor, komt dan ook niet meer terug, voorspelt Allegro. Hij trekt de vergelijking met wat ‘brainless travel’ wordt genoemd. “Even naar Londen vliegen voor een vergadering? Voorheen was dat heel gewoon, maar dat gaat niet meer gebeuren. Die zakenman of -vrouw stelt zich eerst enkele vragen zoals: wil ik dat wel, is het wel echt nodig en kunnen we niet op een andere manier overleg voeren?” Die andere manier van denken en doen geldt straks ook voor werken op kantoor, vervolgt de hospitality-expert. “Mensen gaan niet meer iedere dag ‘brainless’ naar kantoor om te werken. Ze kijken eerst wat ze moeten doen, wie ze willen ontmoeten, hoe lang de reistijd is en beslissen dan wat ze gaan doen. Misschien blijf je thuis, ga je naar een andere locatie van het bedrijf, ga je ’s ochtends naar een workspot van Regus omdat je ’s middags ergens anders in de buurt aanwezig moet zijn. Ik denk dat dat gaat gebeuren.”
Mensen gaan niet meer iedere dag ‘brainless’ naar kantoor om te werken
‘Kantoren worden hotels’
Het kan volgens Allegro bijna niet anders dan dat we straks in een grote reset komen en dat standaardaanwezigheid op kantoor, vijf dagen per week, echt passé is. Het is in dat verband zeer aannemelijk dat kantoren ook anders gebruikt gaan worden, vervolgt hij. “Kantoren worden meer en meer hotels”, zegt hij beslist. Hij bedoelt daarmee niet dat kantoren worden omgebouwd tot slaapkamers, maar dat de manier van exploitatie van een kantoor veel meer gaat lijken op die van een hotel: het faciliteren van maatwerk. Allegro: “Voorheen was het: ik heb van maandag tot en met vrijdag een werkplek nodig voor 46 weken per jaar. Maar straks wordt het: ik wil op dinsdagmiddag een kantoor, op woensdagochtend een vergaderruimte, op donderdag heb ik een teammeeting en wil ik lekker lunchen enzovoort. Die kentering was al gaande, maar is nu in een versnelling geraakt. Flexibiliteit is de norm, niet vastigheid.”
‘Bewoner’ verandert in ‘gast’
Vanuit dit perspectief is Allegro ervan overtuigd dat de facility manager en de hotelmanager nog meer naar elkaar toe zullen groeien. Waarom dat zo is? “Iemand die vaak op een plek komt, bijvoorbeeld vijf dagen per week op hetzelfde kantoor, voelt zich geen gast maar bewoner. Maar als je maar een of twee keer per week op kantoor komt, ben je veel meer gast geworden en verwacht je een ander soort dienstverlening. Dan doe je minder dingen zelf en laat je je meer dingen welgevallen.”
Eén keer per week naar kantoor: andere verwachtingen
Anders gezegd: een medewerker die minder op kantoor is, verwacht meer van de dienstverlening. Allegro: “Als het kopieerapparaat het een keer niet doet en je bent iedere dag op kantoor is dat niet leuk, maar dan komt dat kopietje morgen wel. Maar als je alleen op woensdag op de zaak bent en je kunt niet kopiëren is dat echt heel vervelend. Dingen worden dan uitvergroot. Het is voor FM dan ook zaak om het spel van gastvrijheid goed te leren spelen.” Het ligt voor de hand dat iemand die maar een of twee keer in de week op kantoor komt een hoger niveau van dienstverlening en betere faciliteiten verwacht. “Als je een keer per week naar kantoor gaat, wordt het een uitje. Dan ben je bijvoorbeeld bereid om in het bedrijfsrestaurant meer aan je lunch te besteden dan vijf keer 1,72 euro, het bedrag dat je vóór corona in het bedrijfsrestaurant uitgaf. Mensen zullen ook meer bereid zijn om een plek of ruimte te reserveren en vooruit te plannen.”
Leestip: Hoe verloopt de terugkeer naar kantoor bij pensioenuitvoerder MN?
Andere kantoordynamiek
De facility manager moet zich realiseren dat er straks, als mensen weer terugkeren naar kantoor, een andere kantoordynamiek gaat ontstaan, aldus Allegro. “Naar kantoor gaan zal straks vooral gebeuren voor de sociale contacten, om samen te werken en om de teamgeest te onderhouden. Daar waar kantoren nu nog functioneel zijn ingericht als plek om te bellen, te typen en te kopiëren zullen we worden omgevormd tot een soort buurthuis. Het faciliteren van de medewerkers die vooral komen voor samenwerken, sociaal contact, brainstormen en het ontmoeten van collega’s vraagt dan ook om andere faciliteiten en een andere manier van faciliteren, dat is echt anders.”
Aanbod eten en drinken luxueuzer
Het zou Allegro niet verbazen als het aanbod aan eten en drinken op kantoor straks luxueuzer wordt. Als naar kantoor gaan een wekelijks uitje wordt, verwachten mensen meer dan een boterham en een glas melk, denkt hij. En om het ontmoeten en socialiseren te stimuleren zal eten en drinken ook een belangrijke rol gaan spelen. “Bedrijfsrestaurants gaan meer en meer richting horeca, dat kan bijna niet anders. De pandemie heeft de ontwikkeling die al gaande was zeker versneld.”
Anticiperen
Als je als facility management in een kantooromgeving nog niet bezig bent met deze vraagstukken, dan moet je dat snel gaan doen, sluit Allegro af. “Je moet je realiseren dat er straks een andere club mensen terugkeert naar kantoor en er een andere dynamiek ontstaat. Als je iedere dag komt, ben je bewoner, maar als je slechts een keer in de week naar kantoor afreist, ben je gast, niet van het bedrijf maar van de fysieke omgeving, en stap je met een andere mindset het gebouw binnen. Het is verstandig daar nu al op te anticiperen en er klaar voor te zijn.”
