Zo voorkom je chaos in contract-management
Waar is dat contract? Wanneer is de vervaldatum ook alweer? Waar zijn de facturen die de spend ondersteunen? Voor wie snel antwoord wil op dit soort vragen kan een geautomatiseerd systeem de oplossing zijn. Duur? Dat valt best mee, eenvoudige versies hoeven nog geen 5.000 euro per jaar te kosten.
Lees verder
Door Roel Feldman en Royan van Velse
Een inkoper, pas begonnen in een organisatie, stelt op een van zijn eerste dagen in de regel drie vragen:
- Wat is de jaarlijkse inkoopspend?
- Hoeveel daarvan staat er onder contract?
- Is er een overzicht van vervaldata van deze overeenkomsten?
Het lijken simpele vragen, maar voor veel organisaties zijn ze in de praktijk nog niet zo gemakkelijk te beantwoorden. Vaak komen er dan verouderde Excel-bestanden tevoorschijn, worden uit digitale of fysieke archieven al dan niet ondertekende overeenkomsten opgedoken en wordt er naarstig gezocht naar facturen die de spend moeten ondersteunen. Maar op korte termijn de vragen beantwoorden is er zeker niet bij.
Nachtmerrie
Anders gezegd: de ‘contractmanagement-nachtmerrie’ is begonnen. Dat is voor de nieuwe inkoper aan de ene kant geen fijne constatering, maar aan de andere kant is het meteen wel een kans. Door orde en structuur aan te brengen in alles rondom contractmanagement kan het immers alleen maar beter worden. Maar hoe doe je dat?
Overeenkomstenstartscherm uit het CMS van 2Agree
Verzamelen en uitzoeken
Het begint heel simpel, namelijk met het daadwerkelijk of virtueel verzamelen, opstapelen en doorspitten van alle rondzwervende overeenkomsten. Vervolgens moeten ze worden beoordeeld, gesorteerd en geordend. Daarbij zijn de volgende vragen van belang:
- Welke lopen er nog en welke vervallen binnenkort?
- Welke zijn er al voorbij de vervaldatum en zijn niet verlengd?
- Worden de afspraken over indexeringen goed nagekomen?
- Zijn de prijzen eigenlijk wel correct?
- Zijn er misschien zelfs contracten bij waar wel voor wordt betaald terwijl de dienst niet meer wordt afgenomen?
Dit laatste lijkt wat vreemd, maar dit euvel treedt vaker op dan je in eerste instantie zou denken.
Meer systeem aanbrengen
Na al het uitzoekwerk ontstaat er in ieder geval meer inzicht in de thema’s rondom de drie vragen die eerder werden gesteld. Waarschijnlijk vloeit er meteen ook veel werk uit de exercitie. Om niet terug te vallen in oude gewoontes, is het moment aangebroken om meer systeem te brengen in de contractenadministratie, en dan het liefst niet met een passief Excel-bestand. Chaos in contracten wordt overigens niet altijd veroorzaakt door gewoontes. Te vaak nog is men zich onvoldoende bewust van het strategische belang van een goed functionerende inkoopafdeling, waardoor er te weinig menselijke resources en materiële middelen ter beschikking worden gesteld.
Gelukkig zijn er sinds jaar en dag geautomatiseerde contractmanagementsystemen (CMS) beschikbaar. Ze variëren van een simpele individuele SaaS-oplossing tot het volledig in een ERP geïntegreerd multifunctioneel CMS.
Een van de meest eenvoudige oplossingen biedt de mogelijkheid om bepaalde gegevens van contracten op te slaan, zoals naam leverancier, onderwerp, begindatum, opzegdatum, einddatum. Daarnaast biedt het systeem een zogenaamde event manager: de inkoper krijgt een waarschuwing wanneer de opzegdatum nadert. Het actieve basisoverzicht is hiermee enigszins geborgd.
Opslaan van contracten zelf
Nog fijner is het wanneer de contracten zelf ook opgeslagen kunnen worden in ditzelfde systeem. Sommige bedrijven hechten weliswaar nog waarde aan een natte handtekening en een fysieke opslag, maar het onderbrengen van de digitale versie van de ondertekende overeenkomsten in een CMS biedt voor de inkoper veel voordelen. Alle informatie is dan binnen handbereik en het biedt de mogelijkheid om, aan de hand van inzichtelijke data, planmatig te werken.
Uitbreiding CMS
Beetje bij beetje kan het CMS vervolgens uitgebreid worden. Zo kun je overwegen om de interne klanten (de gebruikers van de contracten) leestoegang te verlenen tot de overeenkomsten die voor hen van kracht zijn. Ook kun je steeds meer data opnemen in het CMS, zoals de contactpersonen van de leveranciers en het verwachte af te nemen volume.
Je kunt overwegen om interne klanten leestoegang te verlenen tot overeenkomsten’
Van administreren naar managen
Met al deze acties worden de contracten middels het CMS op een overzichtelijke wijze geadministreerd. Met het verder uitbouwen van het systeem kunnen de contracten daarna ook worden gemanaged. Dit houdt onder meer in dat de afgesproken prestaties van de leveranciers worden geregistreerd en gemonitord. De stuurinformatie in de tool breidt zich in de tijd gaandeweg uit en wordt steeds waardevoller voor zowel de inkoper al de interne klant.
Het volledige artikel staat op Facto.nl.
Lees ook:
