Een aanwinst voor het facilitaire vak. Dat kan gerust gezegd worden van het nieuwe boek Strategic Sourcing, geschreven door vijf adviseurs van Hospitality Group. Ze gingen een jaar geleden aan de slag met als doel het sourcingtraject, vanaf het ontwikkelen van de sourcingstrategie tot en met het managen van het contract, een keer duidelijk op papier te zetten. ‘De integraliteit, de beschrijving van de gehele keten, dat is wat mij betreft het sterke van dit boek’ aldus George Maas, een van de auteurs.

Door Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto

Eerste idee

‘We liepen al jaren met het idee om een standaardwerk over strategic sourcing te maken. Eerst dachten we aan een serie compacte, handzame boekjes van zo’n 40 pagina’s, maar daar is niets van gekomen. Toch bleef het sudderen bij ons, mede omdat er in de markt geen boek bestond dat alle onderwerpen van strategic sourcing holistisch benaderde. Dus toen we voor de zomer van 2021 besloten het boek te gaan schrijven brak een periode aan met structuur aanbrengen, schrijven, reviewen, discussiëren over de indeling en inhoud, het checken van de drukproef enzovoort, met als resultaat nu dit boek.’

Aan het woord is George Maas, managing partner bij Hospitality Group en één van de vijf auteurs van het boek Strategic Sourcing dat op 1 november bij uitgeverij Noordhoff verschijnt.

Schrijfproces en planning

Direct na de zomer vorig jaar staken Maas en zijn co-auteurs Tim van Asch, John Dommerholt, Ellen Gijsbers en Marjon Tuin, de koppen bij elkaar om afspraken te maken over de tijdsplanning en het schrijfproces. Hoewel het proces strak was ingeregeld, met voor ieder hoofdstuk een hoofdauteur en een tegenlezer, was er in de praktijk zeker de nodige coördinatie nodig, blikt Marjon Tuin terug. Dat was het geval als bijvoorbeeld iemand anders dan een tegenlezer opmerkingen had over een hoofdstuk. ‘En met vijf auteurs heb je vijf verschillende schrijfstijlen’, merkte Tuin. ‘Dat vergt ook de nodige aandacht. Maar eigenlijk is alles naar wens gegaan.’

Er bestond nog geen boek dat alle onderwerpen van strategic sourcing holistisch benaderde

Overdag knallen, daarna lekker eten

Het schrijftraject moest ook haalbaar zijn, vult Maas zijn collega aan. ‘We zijn allemaal druk en we moesten het schrijfwerk naast ons gewone werk doen. Daarom hebben we gezegd: we blokken iedere maand twee dagen in de agenda's en gaan dan naar een inspirerende, externe locatie om te schrijven. ‘Die opzet is goed gelukt’ vervolgt Tim van Asch. ‘Overdag was het knallen, en daarna met zijn allen lekker eten, een prima combinatie.’

Wat is strategic sourcing?

Wat wordt er eigenlijk onder strategic sourcing verstaan? Eigenlijk is het best een complex begrip, zegt Maas. ‘In de procurementwereld wordt er iets anders onder verstaan dan in de facilitaire wereld. In de inkoopliteratuur wordt onder strategic sourcing verstaan: het inkopen van strategische goederen, maar in onze bewoordingen is strategic sourcing het afwegingsproces om te bepalen wat de best passende manier van organiseren is van ondersteunende processen binnen een organisatie, gericht op het bereiken van de strategische doelen van de moederorganisatie.’

Twee sporen

‘Maak je die omschrijving wat concreter, dan gaat het in de kern om het ontwikkelen van een facilitaire strategie en de uitwerking daarvan’, vervolgt Van Asch. Daarbij volg je twee sporen, legt hij uit. Met aan de ene kant de vraag welke dienstverlening wordt geleverd, hoe je de sourcing organiseert en welk traject daarop volgt inclusief tender en implementatie. En aan de andere kant de vraag hoe je de regieorganisatie inricht en welke verandering je moet doormaken. ‘Het laatste stadium van de keten is hoe je ervoor zorgt dat de samenwerking soepel loopt en de gewenste prestaties worden geleverd.’

Wat je geleverd krijgt, is een uitkomst van alles wat je daarvoor hebt gedaan

Waarom het zo belangrijk is om de hele sourcingsketen te doorlopen? Van Asch: ‘Je moet aandacht besteden aan de volledige keten en er integraal naar kijken, want wat je uiteindelijk geleverd krijgt is een uitkomst van alles wat je daarvoor hebt gedaan. Als je een fantastische sourcingstrategie hebt in termen van welke marktpartijen ga ik selecteren, maar je organiseert je facilitaire organisatie niet goed, dan gaat de samenwerking uiteindelijk niet opleveren wat je ervan had verwacht.’

Leestip:  Waarom (mis)lukken complexe Integraal FM-uitbestedingen?

Hoogte van de knip

Van Asch geeft als voorbeeld de hoogte van de knip en de gevolgen die dat met zich meebrengt. ‘Hoe hoger de knip, des te meer afstand moet je nemen. Dat kun je wel bedenken, maar er ook naar handelen is veel ingewikkelder. Mede daarom is er in het boek veel aandacht voor verandermanagement. Vaak is dat een ondergeschoven kindje in dit soort trajecten, ten onrechte want het vergt aandacht en kost vaak veel tijd.’

Tijdpad

De stappen die je zet in een gemiddeld sourcingtraject zijn leidend geweest voor de hoofdstukindeling van het boek (zie het kader). De hoofdstukken en stappen zijn ook in een tijdpad te plaatsen, aldus Van Asch. ‘De eerste helft van het boek kun je in drie maanden doen, maar voor de tweede helft heb je soms wel een paar jaar nodig. En wat je dan ziet is dat naarmate de periodes langer duren de energie die erop zit beperkter wordt. Maar daar zit wel de crux, want dan gaat het om de vraag of je ook echt doet wat je hebt bedacht.’

Adviseursbril af en toe afzetten

Wat de uitdagingen waren bij de totstandkoming van de uitgave? Van Asch vond het soms lastig om de onderwerpen waar hij vrijwel iedere dag mee bezig is te verbinden met een theoretisch fundament. Tuin is het met hem eens en vult aan: het was ook voor haar soms een uitdaging om bij het schrijven de adviseursbril af te zetten. ‘We zitten dagelijks in dit werk, maar mensen die het boek lezen niet. Nadat ik een tekst had geschreven of die van mijn collega's had gelezen heb ik me steeds afgevraagd of wat er op papier stond begrijpelijk was voor mensen voor wie het onderwerp geen dagelijkse kost is. Ook hebben we een fictieve case en een aantal praktijkcases aan het boek toegevoegd om beter de vertaalslag naar de praktijk te maken.’

Leestip:  Outsourcing soft services Mediahuis: 'Je moet mensen kunnen meenemen'

Weg van de automatische piloot

Wanneer het boek echt zijn dienst kan bewijzen? Van Asch is duidelijk: ‘Wat in de praktijk met regelmaat gebeurt, is dat een paar maanden vóór het aflopen van een contract iemand aan de bel trekt bij inkoop en zegt: we moeten weer gaan aanbesteden. Als je dan op de automatische piloot weer doet wat je bij de vorige aanbesteding deed, dan is dat een gemiste kans. Het is juist dan belangrijk om tijdig en fundamenteler na te denken over een aantal strategische zaken en goed op een rij te zetten wat je eigenlijk zou willen. De inhoud van dit boek kan goed van pas komen bij dat denkproces.’

Als je op de automatische piloot weer doet wat je bij de vorige aanbesteding deed, is dat een gemiste kans

Voor andere ondersteunende diensten ook geschikt

Dat het boek primair geschreven is vanuit een facilitaire context is gezien de expertise van de auteurs geen wonder. Maar, zo benadrukt Maas, de aanpak en methodiek zijn van A tot Z toe te passen op andere ondersteunende diensten zoals IT of HR.

Ook een Engelstalige editie?

Het is de bedoeling dat er op termijn een Engelstalig editie van het boek komt, aldus het drietal. Dat heeft twee redenen. Ten eerste kunnen opleidingen die in het Engels lesgeven het boek dan ook gebruiken. Ten tweede is de verwachting dat de uitgave ook in het buitenland op belangstelling kan rekenen. Tuin daarover: ‘De Nederlandse facilitaire markt is volwassen, maar er zijn landen waar FM nog altijd als een commodity wordt gezien. Dit boek kan heel erg helpen om ook daar de stap te zetten naar meer volwassenheid zodat FM veel meer wordt gezien als een bedrijfsonderdeel met strategische waarde voor de organisatie.’

Integraliteit

De auteurs zijn tevreden over het eindresultaat, dat is duidelijk. Maas verwoordt het tot slot als volgt: ‘Er zijn op de verschillende onderdelen best veel boeken maar die focussen op één onderdeel zoals het tenderproces of het veranderproces. De inhoud van die boeken is vaak diepgaander dan bij ons, maar de integraliteit, dus de beschrijving van de gehele keten, dat is wat mij betreft het sterke van ons boek.’

Lees ook:

• ‘Managing Agent best scorende FM-sourcingmodel’
• Masterclass Stragisch FM in april 2023 weer van start
• Van beheren naar denken in waardeproposities (outsourcing hard- en soft services bij Royal Flora Holland)
• IFM-outsourcing Shell: 8 belangrijke lessen op een rij
• Sourcing: zo vind je de beste fit
• Uitbesteden: Size matters … en 9 andere succesfactoren