Marktconsultatie warme dranken Rijksoverheid:
Minder koffieautomaten, meer waterpunten
Op 6 juli hield de Rijksoverheid een marktconsultatie voor de komende aanbesteding Warme Drankenautomaten voor concerndienstverlener FM Haaglanden. Er was behoefte om, voorafgaand aan de publicatie van de stukken, uitgebreid met leveranciers te spreken, gezien de gewijzigde omstandigheden de afgelopen tweeëneenhalf jaar.
Lees verder
Op 19 augustus werd het verslag met de voornaamste uitkomsten van het verslag marktconsultatie warme dranken Rijksoverheid gepubliceerd.
Marktconsultatie: twee onderdelen
De marktconsultatie bestond uit twee delen.
- Schriftelijk deel. Ten eerste werd op TenderNed aan geïnteresseerde leveranciers gevraagd om een lijst met 25 vragen in te vullen.
- Mondeling deel. Vervolgens werden de vijf geïnteresseerde leveranciers (Maas, Selecta, Jacobs Douwe Egberts, Nestlé en Peeze) uitgenodigd voor een verdiepend gesprek, zodat ze op een aantal onderdelen hun antwoorden konden toelichten.
Lees ook: Rijksontmoetingspleinen: 25.000 m2 voor verbinden en ontmoeten
Gesprekken: wie zaten aan tafel?
De vijf gesprekken werden bijgewoond door acht personen, vertelt Devin Oosting, als strategisch contractmanager catering & warme dranken nauw bij de marktconsultatie en aanbesteding betrokken. ‘In de regel zaten er twee medewerkers van de leverancier aan tafel, samen met drie collega’s van de categorie Consumptieve Dienstverlening en een aantal namens FM Haaglanden. Het was best een grote groep, maar dat ging gelukkig goed. Vooral omdat we echt konden inzoomen op de ingevulde antwoorden van de desbetreffende leverancier.’
Opvallende uitkomsten marktconsultatie warme dranken
De uitkomsten van de schriftelijke vragenronde en de aanvullende gesprekken zijn samengevat in een verslag waarin diverse zaken en onderwerpen per thema zijn toegelicht. Wat voor Oosting de meest opvallende items zijn die uit de marktconsultatie naar voren zijn gekomen? Hij noemt er een aantal.
All-in Consumptie Prijs (ACP) niet houdbaar
Ten eerste de All-in Consumptie Prijs (ACP). Het is duidelijk dat die in deze vorm niet meer houdbaar is, zegt Oosting. ‘De gesloten kantoren tijdens corona zorgden voor een gigantische afname van het aantal consumpties. Dan is het niet meer te rechtvaardigen dat we bijvoorbeeld 20 cent voor een kopje koffie betalen, onafhankelijk van het aantal consumpties. Daar moeten we flexibiliteit in aanbrengen, anders lijdt een leverancier verlies op het contract en dat is ook niet de bedoeling. Per kopje betalen gaan we niet meer doen, het risico moet eerlijker over beide partijen verdeeld worden.’
Contract warme dranken automaten
- Beoogde datum inwerkingtreding: 1 mei 2023
- Werkingsgebied: verzorgingsgebied FMH, ministerie van Algemene Zaken, Nationaal Archief en Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed
- Aantal automaten: nog niet bekend (huidig: 185)
- Aantal consumpties: nog niet bekend (in 2019 ca. 7 miljoen per jaar)
Veranderende functie kantoor: meer flexibiliteit in contract
Een ander punt dat uit de marktconsultatie warme dranken naar voren is gekomen is de wens om meer flexibiliteit in het contract op te nemen. Oosting: ‘Opschalen, afschalen, kiezen voor een andere oplossing, dat moet zonder al te veel gedoe mogelijk zijn. Misschien moet je op een verdieping waar vergaderen en ontmoeten centraal staat wel een luxe kop koffie aanbieden, bijvoorbeeld vanuit een bemand of onbemand koffiestation, terwijl je op de gewone werkverdiepingen de koffie aanbiedt die medewerkers nu al gewend zijn. Dergelijke flexibiliteit is handig. We gaan sowieso naar minder koffieautomaten toe, want door hybride werken zijn er minder mensen op kantoor, maar flexibel kunnen schakelen tussen bijvoorbeeld soorten automaten zou fijn zijn.’
Waterbar in opkomst
Een andere uitkomst van de marktconsultatie is de toenemende vraag naar warm en koud water in de kantooromgeving. Oosting: ‘Water drinken is gezonder dan koffie en draagt bij aan de vitaliteit van mensen. Bovendien, je biedt iets extra’s, je kunt er pieken bij de koffieautomaten mee opvangen en het is wat kostenefficiënter.
Momenteel is 30 tot 50 procent van de consumpties uit een koffieautomaat heet, warm of koud water
Momenteel is 30 tot 50 procent van de consumpties uit een koffieautomaat heet, warm of koud water. Dat zijn enorme aantallen. Als je dat los kunt trekken, wat hipper kunt maken door gebruik te maken van oplossingen zoals een waterbar, zou dat zinvol kunnen zijn. Stel we hebben nu 100 koffieautomaten, straks zijn dat er misschien nog 70 waarvan 50 voor koffie en 20 voor water.’
Eerlijke prijs en transparante keten
Niet geheel verrassend, maar uit de marktconsultatie is ook de toegenomen behoefte aan een eerlijke prijs en een transparantie koffieketen wederom gebleken. Oosting daarover. ‘Waar komt de koffie vandaan en wat drink ik? Het zijn vragen die eindgebruikers hebben. Daarnaast is dit een belangrijk onderwerp vanuit het Categorieplan. Leveranciers hebben aangegeven dat ze dat steeds beter in kaart kunnen brengen of dat ze met een partij samenwerken die dat voor hen doet. Het is belangrijk dat dat die transparantie in de keten helder is en er sprake is van een eerlijke prijs voor de koffieboer of de coöperatie.’
Koffiebekers
Tot slot kwam in de marktconsultatie het onderwerp koffiebekers op tafel, naar aanleiding van de aangekondigde regeling voor herbruikbare bekers die in 2024 ingaat. Over het algemeen zien de leveranciers zeker een rol voor zichzelf weggelegd voor het leveren van herbruikbare koffiebekers. Oosting: ‘De leveranciers zien voor zichzelf vooral een faciliterende en adviserende rol weggelegd. In het algemeen gaat het dan om drie dingen: ten eerste de keuze van de koffiebeker zelf, ten tweede de afwasfaciliteit en ten derde de logistiek, dus wie brengt en haalt de bekers op en dergelijke.’
De publicatie van de aanbestedingsstukken staat gepland in het vierde kwartaal van 2022. Het nieuwe contract treedt op 1 mei 2023 in werking. De samenvatting van de marktconsultatie is hier te vinden.
Lees ook:
- Nieuw in rijkspanden: de PET-man voor inzamelen plastic flesjes
- Belastingdienst start experiment met dark kitchen voor 5 locaties
- Catering post-corona: flexibel partnerschap met focus op tech, duurzaamheid en ontmoeten
- Catering post-corona #7: ‘Catering raakt steeds meer verweven met andere facilitaire activiteiten’
- Aanbesteding warme en koude dranken: Enschede en Losser enthousiast over Rapid Circular Contracting
