Outsourcing

Uitbesteden:

Size matters en 9 andere succesfactoren

Lees verder 

Of een facilitaire uitbesteding een succes wordt of niet hangt van meerdere factoren af.
Prof. dr. ir. Fredo Schotanus, sinds 2019 bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop aan Universiteit Utrecht, zet een aantal succesfactoren op een rij.

 

Door Gerard Dessing

 

‘Ik denk dat in organisaties soms nog te makkelijk wordt besloten om een dienst uit te besteden. In veel gevallen wordt er te weinig nagedacht over bijvoorbeeld de volgende zaken. Heb je wel de kennis en ervaring om die dienst in te kopen? Of: kan ik wel regie voeren over het contract, dus kan ik het contractmanagement organiseren? Uitbesteden van iets wat je eerst zelf deed betekent echt een flinke verandering voor een organisatie. Om het contract te managen heb je namelijk andere competenties nodig dan voor het zelf uitvoeren van de dienst. Als je over dat soort zaken vooraf niet goed nadenkt, kan zo’n inkooptraject zomaar op een teleurstelling uitlopen.’

Een uitbesteding puur en alleen als een financieel vraagstuk zien is te kortzichtig

 

Aan het woord is Fredo Schotanus, bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop aan Universiteit Utrecht en als principal consultant verbonden aan Significant Synergy. Op basis van zijn kennis en ervaring op gebied van inkopen en aanbesteden zet hij in een gesprek met Facto 10 succesfactoren voor een facilitair uitbestedingstraject op een rij.

Prof. Fredo Schotanus

Prof. Fredo Schotanus

  • 1. Gebruik de theorie om te bepalen of je wel of niet moet uitbesteden

    ‘In de studieboeken kom je de transactiekostentheorie tegen die helpt de afweging tussen zelf doen en in de markt zetten te maken. Die theorie stelt onder andere dat als je een dienst hebt die heel specifiek is of waar veel onzekerheden aan verbonden zijn je beter niet tot uitbesteden kunt overgaan, omdat de transactiekosten stijgen als iets heel specifiek is of als er veel onzekerheden bestaan. De criteria frequentie, de onmogelijkheid om beslissingen volledig te kunnen overzien en risico’s op opportunisme worden ook genoemd in deze theorie, maar daar kom ik bij andere succesfactoren op terug.

     

    Leestip:  Facilitair aanbesteden: dit zijn de 10 trends van dit moment

     

    Dan is er nog een andere theorie voor het bepalen of je iets wel of niet zou moeten uitbesteden, namelijk Resource-Based View, met het zogenoemde VRIO-raamwerk, waarbij de afkorting staat voor Value, Rarity, Imitability en Organisation. Dus een dienst die heel veel waarde toevoegt aan je organisatie kun je beter zelf doen. Dat geldt ook als je dienst zeldzaam of uniek is, moeilijk na te maken is of als je de dienst goed zelf kunt organiseren.’

  • 2. Formuleer je doelen en randvoorwaarden

    ‘Waarom ga je uitbesteden? Het is een belangrijke vraag waar organisaties niet altijd goed genoeg over nadenken nadat ze besloten hebben om de markt op gaan. Maar je moet echt goed weten wat je wilt. Een uitbesteding puur en alleen als een financieel vraagstuk zien is denk ik te kortzichtig. Er kunnen tal van andere aspecten aan verbonden zijn, bijvoorbeeld flexibiliteit, de wens om duurzamer of socialer te worden enzovoort. Het gaat er om dat je de randvoorwaarden en doelstellingen cq eisen helder voor ogen hebt. Kijk verder dan alleen maar het financiële plaatje, doe je dat niet dan kun je misschien wel kosten besparen maar dan loop je de kans dat je op andere dingen moet inleveren.’

  • 3. Weet wat je huidige situatie is

    ‘Zorg dat je heel goed weet wat je huidige situatie is en wat je daaraan kunt verbeteren. Als er problemen zijn en dat de eigenlijke reden blijkt om een dienst uit te besteden is het maar de vraag of je daarmee de problemen oplost. Als je de eigen situatie goed analyseert zijn er misschien wel verbeteringen mogelijk en kom je tot de conclusie dat je het werk met je eigen mensen ook goed kunt organiseren.’

  • 4. Raadpleeg de markt en voer een marktconsultatie uit

    ‘Als je nadenkt over uitbesteden is het waardevol om vooraf leveranciers uit te nodigen en in een marktconsultatie het gesprek aan te gaan. Praat met de markt en vraag welke trends ze zien, wat ze kunnen, welke condities gangbaar zijn en dergelijke. Leveranciers praten graag met eventueel toekomstige opdrachtgevers, die vinden dat interessant. Als je weet wat je doelen zijn, wat de huidige situatie is en welke scenario’s je voor ogen hebt zoek dan de markt op. Het kan je veel winst opleveren later in het proces. En nog een tip: praat ook met een aantal andere opdrachtgevers en eventueel vrijblijvend met een of twee consultants. Het is leuk om te doen, kost niet veel tijd en levert nuttige informatie op.’

  • 5. Realiseer je dat er tussenvormen zijn

    ‘Er is een hele wereld tussen zelf doen en uitbesteden. Het is niet zwart-wit, als het gaat om samenwerken met een leverancier zijn er allerlei tussenvormen te bedenken. Tussen alles zelf doen en alles volledig bij de markt neerleggen zitten tal van vormen en zijn er meerdere inkoop- en regiemodellen denkbaar, van losse diensten uitbesteden tot Integrated FM. Het is verstandig om je dat te beseffen. Enerzijds om te realiseren dat het onmogelijk is om alle scenario’s optimaal met elkaar te kunnen vergelijken. Anderzijds, zodat je niet alleen twee extreme scenario’s met elkaar vergelijkt voor je gaat uitbesteden, maar ook een of meerdere tussenvormen.’ 

  • 6. Maak een afwegingsmodel

    ‘Maak een helder afwegingsmodel voor de huidige (geoptimaliseerde) situatie en elk uitbestedingsscenario waarvan je denkt dat die in jouw geval zou kunnen werken. Je kunt dan aan randvoorwaarden en criteria zoals duurzaamheid, kwaliteit, kosten, flexibiliteit een waarde hangen en dat ga je dan doorrekenen. Dat kan kwalitatief met plusjes en minnetjes. Maar je zou er ook waardes aan kunnen hangen en er euro’s aan kunnen koppelen.’

  • 7. Size matters

    ‘Als je gaat uitbesteden kies je meestal voor een partij die iets anders of iets beter kan of die aanvullend is ten opzichte van wat jezelf kan. Dan gaat het om allerlei zaken zoals schaalvoordeel, meer of andere kennis, flexibiliteit, carrièremogelijkheden voor medewerkers en dergelijke. Om die voordelen te kunnen bieden moet je vaak als leverancier wel wat groter zijn voor de betreffende dienst, vandaar size matters.’

     

    Leestip: ‘Een flexibele, meedenkende houding’ en 13 andere verwachtingen die een FM’er van zijn dienstverlener heeft

  • 8. Uitbesteden betekent niet: volledig loslaten

    ‘Uitbesteden kan niet zonder regievoeren. In de praktijk wordt dat nogal eens onderschat. Het is belangrijk dat je in je voorbereiding al nadenkt over de implementatie en de fase na de start van het nieuwe contract. Bij goed contractmanagement komt best veel kijken, het is zaak om dat in een vroeg stadium al mee te nemen. De uitvoering van het contract is toch waar je het voor doet, niet het inkooptraject.’

  • 9. Regel overgang contract goed voor personeel en gebruikers

    ‘Dit punt is evident, maar ik noem het toch nog even: zorg dat je de overgang naar het nieuwe contract goed regelt voor gebruikers en personeel. Communiceer bijvoorbeeld helder naar gebruikers dat je wat nieuws gaat doen en wat dat in de praktijk betekent. Die implementatie heeft echt aandacht nodig, het kan dan ook zinvol zijn om daar extra capaciteit op in te zetten.’

  • 10. Keep your lane

    ‘De laatste succesfactor is: blijf rustig. Heb je een model gekozen blijf daar dan in principe bij, ga niet steeds aanpassen of switchen als er opeens een ander geluid klinkt. Het is lastig om een model in te richten en gun jezelf daar dan ook tijd voor. Natuurlijk, als iets echt niet goed gaat dan moet je in actie komen, maar geef de nieuwe samenwerking altijd een kans.’

Contractmanagementsysteem

Uitbesteden: Size matters en 9 andere succesfactoren

5/14
Loading ...